Comienza desde que se empieza a llevar a cabo esa primera idea que se tiene, comenzando con la planificación, que es esencial para cualquier tipo de evento. Finaliza cuando se trasladan los miembros organizadores al sitio elegido para el evento y comienzan a prepararlo.
Las actividades fundamentales durante esta etapa están ligadas al establecimiento de objetivos y posterior realización de cada uno de ellos, teniendo en cuenta que para llevar adelante algunas de las actividades va a ser necesaria la finalización de otras.
Una actividad fundamental para un evento es la promoción y difusión ya que va a permitir conseguir participantes e ir midiendo el interés de los potenciales asistentes, además se ocuparán del temario y el programa con la agenda de actividades que se brindarán en él o los días del evento.
El relevamiento de las posibles sedes para elegir la que se adapte a las necesidades también es una actividad fundamental para trabajar en esta etapa.
Es el momento de dar conocer el futuro evento a los patrocinadores, que ayudarán a financiar, junto a otras acciones, el evento.
A medida que se vayan acercando las fechas críticas (que se establecieron) en la planificación, o la fecha del evento, se requiere mayor cantidad de recursos, ya que las actividades para realizar y controlar se van incrementando.
En esta etapa se deben hacer las siguientes actividades:
- Efectuar un briefing (lo que quiere el cliente, objetivos) para establecer sus necesidades y expectativas
- El organizador de eventos debe efectuar un análisis del pasado, misión original, el desarrollo, misión actual, estilo de gerencia, la estructura, la tecnología y el clima organizacional de la empresa interesada en el evento
- Seleccionar la fecha: ésta no debe coincidir con días feriados y/o festivos, ni con otros eventos importantes próximos a realizarse, tomando en cuenta la disponibilidad de los participantes y/o invitados especiales
- Seleccionar el (los) lugar (es) de realización (espacio físico), teniendo en cuenta la capacidad, la comodidad, iluminación, equipos de sonido, proximidad, etc.
- Seleccionar transporte, alojamiento, alimentos y bebidas de los invitados, ponentes y/o participantes
- Definir: los objetivos y políticas del evento: es esencial la fijación comprensiva de los objetivos para determinar el tema, el alcance y el programa, además del tipo de técnica y nombre del evento de acuerdo a los fines y a la naturaleza del mismo
- Nombrar el comité organizador: coordinador general el cual es responsable de coordinar, planificar y dirigir a los integrantes del evento. Las comisiones que son los equipos de trabajo que contribuyen a cumplir los pasos del evento sistematizadamente.
- Fijar sede provisional del comité organizador
- Seleccionar el temario, temas o puntos definidos que se tratarán en el evento a desarrollar
- Determinar el número y el perfil de los asistentes al evento: invitados especiales, participantes, ponentes y acompañantes (se tomará en cuenta la magnitud y las posibilidades tanto del espacio físico como de recursos financieros
- Elaborar el cronograma general de actividades
- Estimar el talento humano, recursos materiales y técnicos (inventario hipotético de recursos)
- Elaborar el presupuesto (estimación de costos y gastos que genere la realización del evento más un 10% de gastos imprevistos)
