Comienza desde que se empieza a llevar a cabo esa primera idea que se tiene, comenzando con la planificación, que es esencial para cualquier tipo de evento. Finaliza cuando se trasladan los miembros organizadores al sitio elegido para el evento y comienzan a prepararlo.
Las actividades fundamentales durante esta etapa están ligadas al establecimiento de objetivos y posterior realización de cada uno de ellos, teniendo en cuenta que para llevar adelante algunas de las actividades va a ser necesaria la finalización de otras.
Una actividad fundamental para un evento es la promoción y difusión ya que va a permitir conseguir participantes e ir midiendo el interés de los potenciales asistentes, además se ocuparán del temario y el programa con la agenda de actividades que se brindarán en él o los días del evento.
El relevamiento de las posibles sedes para elegir la que se adapte a las necesidades también es una actividad fundamental para trabajar en esta etapa.
Es el momento de dar conocer el futuro evento a los patrocinadores, que ayudarán a financiar, junto a otras acciones, el evento.
A medida que se vayan acercando las fechas críticas (que se establecieron) en la planificación, o la fecha del evento, se requiere mayor cantidad de recursos, ya que las actividades para realizar y controlar se van incrementando.
En esta etapa se deben hacer las siguientes actividades:
- Efectuar un briefing (lo que quiere el cliente, objetivos) para establecer sus necesidades y expectativas
- El organizador de eventos debe efectuar un análisis del pasado, misión original, el desarrollo, misión actual, estilo de gerencia, la estructura, la tecnología y el clima organizacional de la empresa interesada en el evento
- Seleccionar la fecha: ésta no debe coincidir con días feriados y/o festivos, ni con otros eventos importantes próximos a realizarse, tomando en cuenta la disponibilidad de los participantes y/o invitados especiales
- Seleccionar el (los) lugar (es) de realización (espacio físico), teniendo en cuenta la capacidad, la comodidad, iluminación, equipos de sonido, proximidad, etc.
- Seleccionar transporte, alojamiento, alimentos y bebidas de los invitados, ponentes y/o participantes
- Definir: los objetivos y políticas del evento: es esencial la fijación comprensiva de los objetivos para determinar el tema, el alcance y el programa, además del tipo de técnica y nombre del evento de acuerdo a los fines y a la naturaleza del mismo
- Nombrar el comité organizador: coordinador general el cual es responsable de coordinar, planificar y dirigir a los integrantes del evento. Las comisiones que son los equipos de trabajo que contribuyen a cumplir los pasos del evento sistematizadamente.
- Fijar sede provisional del comité organizador
- Seleccionar el temario, temas o puntos definidos que se tratarán en el evento a desarrollar
- Determinar el número y el perfil de los asistentes al evento: invitados especiales, participantes, ponentes y acompañantes (se tomará en cuenta la magnitud y las posibilidades tanto del espacio físico como de recursos financieros
- Elaborar el cronograma general de actividades
- Estimar el talento humano, recursos materiales y técnicos (inventario hipotético de recursos)
- Elaborar el presupuesto (estimación de costos y gastos que genere la realización del evento más un 10% de gastos imprevistos)
Para mi opinión este pre-evento es el cimiento de todo lo que voy a realizar, ya que de este depende que todo el desarrollo del evento salga como se esta planeando y que cada detalle se cumpla a través las actividades que se tienen organizadas para el evento. Luego sigue la parte principal y más importante de esta ya que es el desarrollo del evento osea el evento como tal y este define si lo que se organizó esta funcionando o si se están perdiendo algunas de las actividades planeadas, aquí es donde debo estar alerta y pendiente de cada detalle de como recibir al personal hasta la atención de acompañantes mejor dicho de todos y cada uno de los pasos planeados ya que pienso que de este depende todo el éxito de mi evento. Aun concluido el evento se sigue hablando de este ya que el paso a seguir es el post-evento, es también muy importante ya que con esta se define un resultado de mi organización y planificación, se van a estar analizando los logros y falencias que se tuvieron y también los resultados obtenidos y lo considero interesante para poder descubrir que es lo que se debe mejorar para el próximo evento y obviamente tener un agradecimiento con todos los que hicieron parte de este y por ultimo medir si lo anteriormente planeado si se cumplió a cavalidad.
ResponderEliminarla experiencia adquirida en un pre-evento es muy importante y enriquecedora pues nos muestra el cuerpo de dicho evento y podemos quitar y poner actividades o procesos que satisfaga la necesidad del mismo para concluir con una presentación exitosa o por lo menos que al finalizar tengamos ideas claras de que podemos mejorar para un nuevo evento.
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